Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Docutrix est exploité par ZGuy Software Solutions Pty Ltd (ABN 48 617 716 597), dont le siège est situé à Wollongong, en Nouvelle-Galles du Sud (Australie) (« Docutrix », « nous »). Cette politique explique comment nous traitons les données personnelles lorsque vous consultez docutrix.com, lorsque vous nous contactez ou lorsque vous utilisez l'application Docutrix à l'adresse app.docutrix.com.

Nous traitons les données personnelles conformément à la loi australienne Privacy Act 1988 (Cth) et aux Australian Privacy Principles. Lorsque le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne ou du Royaume-Uni vous est applicable, nous le respectons également.

2. Le cas particulier de vos documents

Lorsque votre organisation importe des documents dans Docutrix, c'est elle qui décide de ce qui est importé et de qui peut y accéder. Pour ce contenu, nous agissons en tant que sous-traitant (ou prestataire de services) pour le compte de votre organisation, qui en est le responsable du traitement.

• Nous utilisons vos documents, questions et réponses uniquement pour fournir le service à votre équipe.
• Nous ne les utilisons jamais pour entraîner, affiner ou améliorer des modèles d'IA, quelle que soit l'offre.
• L'accès au sein de votre espace de travail respecte les autorisations définies par vos administrateurs.

Les clients Enterprise peuvent signer un DPA (accord de traitement des données). Consultez notre page Sécurité pour savoir comment les documents sont isolés, chiffrés et traités.

3. Données que nous collectons

Données que vous nous fournissez. Notamment :

• Formulaire de contact : vos nom et prénom, votre adresse e-mail, votre entreprise, l'objet choisi et votre message.
• Offre de réduction : votre adresse e-mail professionnelle.
• Compte de l'application : votre nom, votre adresse e-mail et vos informations de connexion. Si vous vous connectez avec Google, nous recevons les informations de base de votre profil Google (nom et adresse e-mail).
• Facturation et support : les informations que vous nous communiquez lorsque vous souscrivez une offre ou demandez de l'aide.

Données collectées automatiquement. Notamment :

• Des données d'utilisation issues de Google Analytics, via Google Tag Manager, uniquement si vous acceptez les cookies de statistiques.
• Des données publicitaires et de mesure des campagnes, uniquement si vous acceptez les cookies marketing.
• Des données techniques telles que votre adresse IP, le type de navigateur et les pages que vous demandez. Elles sont traitées par notre hébergeur et par Cloudflare Turnstile (qui protège notre formulaire de contact contre le spam).
• Dans l'application, des journaux de requêtes comprenant l'horodatage, les identifiants des utilisateurs et les références des documents, conservés à des fins de sécurité et d'audit.

4. Utilisation de vos données

• Pour répondre à votre demande, organiser une démo ou vous envoyer la réduction demandée.
• Pour fournir et sécuriser l'application Docutrix, et en assurer le support.
• Pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site et l'améliorer (avec votre consentement).
• Pour envoyer des e-mails produit ou marketing lorsque vous les avez demandés ou que la loi le permet. Chaque e-mail marketing comporte un lien de désinscription.
• Pour prévenir le spam, la fraude et les abus, et respecter nos obligations légales.

Lorsque le RGPD s'applique, nous nous fondons sur votre consentement (pour les cookies de statistiques et marketing), sur l'exécution de notre contrat avec vous ou votre organisation, et sur notre intérêt légitime à exploiter et protéger notre activité.

5. Avec qui nous les partageons

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous les partageons uniquement avec des prestataires qui nous aident à faire fonctionner Docutrix, notamment :

• Mautic, notre plateforme de gestion de la relation client et d'e-mailing, qui stocke les demandes envoyées via le formulaire de contact et l'offre de réduction.
• Google, pour Analytics, Tag Manager et la connexion avec Google.
• Cloudflare, pour la protection de nos formulaires contre le spam.
• Nos prestataires d'hébergement et d'infrastructure.
• Les fournisseurs de modèles d'IA. Lorsque vous posez une question dans l'application, les passages pertinents de vos documents sont transmis au modèle de langage configuré pour votre espace de travail afin de générer la réponse. Les clients Enterprise peuvent à la place exécuter un modèle privé dans leur propre environnement.

Nous pouvons également divulguer des données si la loi l'exige, ou dans le cadre d'une fusion ou de la cession de notre activité.

6. Transferts internationaux

Certains de nos prestataires stockent ou traitent des données en dehors de l'Australie, notamment aux États-Unis et dans l'Union européenne. Lorsque nous transférons des données personnelles à l'étranger, nous prenons des mesures raisonnables pour garantir un niveau de protection comparable à celui du droit australien et, lorsque le RGPD s'applique, nous recourons à des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types.

Des options de résidence des données sont disponibles pour les clients Enterprise.

7. Durée de conservation

Nous conservons les coordonnées liées aux demandes et au marketing tant qu'elles sont pertinentes pour notre relation avec vous, ou jusqu'à ce que vous nous demandiez de les supprimer ou que vous vous désinscriviez.

Nous conservons les données de compte et d'espace de travail tant que l'abonnement de votre organisation est actif. À la fin d'un abonnement, nous supprimons les documents du client conformément à notre accord avec votre organisation. Nous pouvons conserver certaines données plus longtemps lorsque la loi l'exige (par exemple, les documents fiscaux et de facturation).

8. Cookies

Notre bannière de cookies vous permet de choisir les cookies que nous utilisons :

• Nécessaires : indispensables aux fonctions essentielles du site, comme la navigation et la sécurité. Ils sont toujours activés.
• Préférences : mémorisent des réglages tels que le mode sombre.
• Statistiques : nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent le site (Google Analytics).
• Marketing : servent à mesurer nos campagnes marketing et à afficher des publicités pertinentes.

Les cookies de statistiques et marketing restent désactivés tant que vous ne les avez pas acceptés. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment grâce au bouton des paramètres de cookies du site.

9. Vos droits

Vous pouvez demander à accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet, ou à les faire rectifier. Lorsque le RGPD s'applique, vous pouvez également nous demander de les supprimer, d'en limiter l'utilisation ou de vous y opposer, ou de vous en fournir une copie dans un format portable, et vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Si vos données se trouvent dans un espace de travail Docutrix géré par votre employeur ou une autre organisation, contactez d'abord cette organisation. Nous l'aiderons à vous répondre.

Pour faire une demande, écrivez à support@docutrix.com. Nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant d'y donner suite.

10. Sécurité

Nous protégeons les données personnelles par des mesures comprenant l'isolation des données par client, le chiffrement AES-256 au repos, le chiffrement TLS 1.2+ en transit et des contrôles d'accès basés sur les rôles. Pour en savoir plus, consultez notre page Sécurité.

11. Enfants

Docutrix est un service destiné aux professionnels et ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des enfants.

12. Modification de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Nous publierons la nouvelle version sur cette page et modifierons la date de « Dernière mise à jour ». Si les modifications sont importantes, nous en informerons les clients par e-mail ou dans l'application.

13. Nous contacter et réclamations

Vous pouvez adresser vos questions ou réclamations relatives à la confidentialité à support@docutrix.com. Nous nous efforçons de répondre sous 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez contacter l'Office of the Australian Information Commissioner sur oaic.gov.au. Si vous vous trouvez dans l'Union européenne ou au Royaume-Uni, vous pouvez également contacter votre autorité locale de protection des données.